群馬から上野に本店を移転する際、「事務所を借りるか借りないか？」という事をけっこう考えましたが、最終的に「上野の拠点はバーチャルオフィスにする」という結論に至りました。
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賃貸事務所を借りず、バーチャルオフィスにした理由
事務所を借りるか借りないか判断するために、現在の仕事のスタイルを振り返って考えてみました。具体的に挙げると以下のとおりです。
- パートナーと外注さんとのやり取りはチャットワークかLINE、メールで済むので常駐スタッフはいらない
- コンサルティングの実務はクライアント様の会社に訪問して仕事をする事が殆ど
- パソコンとスマホだけあればどこにいても仕事ができる
- ペーパーレス化なので、書類をオフィスに置いておく必要が無い（一時的に預かる資料及び自社の領収書ぐらい）
- 来客は面談相談時のみ（1回の面談は2時間程度）
- 打ち合わせはホテルのラウンジ、カフェ、貸会議室でも可能
- 提携先と協業する時も、メールで済んでしまう場合が殆ど。
- パートナーと打ち合わせするときも、お互いの移動が楽な場所
こうした仕事のスタイルを考慮すると、「事務所を借りても意味がない」という結論になりました。
そもそも性に合わない
私の性格上、1つの場所に閉じこもるというのはあまり好きではないので（というより嫌い）、気分によってはカフェやホテルのラウンジ、外出先で仕事したりと、その日の気分で自由きままに動きたい性格なので、この点からも事務所を借りるというのは性に合わない部分があります。
賃貸事務所を借りないメリット
賃貸事務所を借りないという選択する事により、次のようなメリットを感じています。
1. 移動時間を大幅に短縮できる
事務所を借りてしまうと事務所に行く必要が出てきます。仕事の拠点は上野にしたかったので、そうなると移動時間というものが発生します。事務所を借りなければ必要な時だけ行けば良いので、通う必要が無くなるので非常に楽です。
2. いつでも仕事スタートできる
バーチャルオフィスなので仕事は自宅でできます。なので、朝起きたら即仕事をスタートできるという強みがあります。朝5時に起きて10時ぐらいまで仕事すると、5時間集中できるので、仕事もはかどり、時間の自由度が高まります。
3. 本や仕事道具を1つの場所にまとめることができる
事務所を借りてしまうと、事務所と自宅にコピー機、書籍、PCツールなどが分散されてしまいますが、自宅で仕事をすると一ヶ所に纏める事ができます。一ヶ所にまとまっていれば、「あれはどっちにあるっけ？」等と考える事が無くなります。
また、事務所を借りるとお客様に出す飲み物を保管する冷蔵庫、グラス・カップ類、書籍を置く本棚、文房具類等も必要無くなりますし、清掃の手間も無くなります。
4. 余計な固定費がかからない
家賃、光熱費等の固定費が殆ど無くなるため、浮いたお金を他に充てることができます。
余計な固定費が掛からない分投資に回せる
例えば、毎月10万円の家賃の事務所を借りていたような場合、バーチャルオフィスに移転すれば8～9万円程度コストカットできます。
この浮いたお金を広告費や接待費などに回す事により、ビジネスは安定すると考えています。
事務所を構えているからといって、お客様が勝手にやってくるような事はあり得ませんが、広告を出して見込み客リストを増やせば、お客様は確実に増えます。
お茶代を率先して払うだけで、何年も覚えていただける
提携している金融機関の担当者さんやパートナーと打ち合わせする際、事務所に来ていただかなくても、ホテルのラウンジや、カフェなどで打ち合わせすることができます。これはお互い「移動が楽」というメリットがあります。
また、ホテルのラウンジやカフェで打ち合わせする際、お茶菓子（ケーキ等）を嗜みながら打ち合わせすると喜ばれる事が殆どで、しかもたいした金額でも無いのにこちらがお茶代を支払うと非常に喜ばれるため、費用対効果はかなり大きいと思います。
私のようなコンサルタントなんて吐いて捨てるほど存在しているなか、普通の事務所スペースでお会いしたら、1年も経てば忘れられてしまうと思います。
でも、ホテルのラウンジやカフェでコーヒーを飲みながらケーキを食べて打ち合わせすると、2～3年ぐらい会わなくても、「ケーキをおごって頂いたことは忘れません」等と言われる場合が結構あります。
応接室等でお茶を出したり、お茶菓子を出したところで時間が経てば忘れられてしまいます。こうした事を考慮すると、費用対効果は大きいといえます。
移動が楽できる
固定費が掛からない分、ちょっとした移動もタクシーですし、電車も上野から自宅の駅の往復はグリーン車です。
余計な固定費が掛からない分、お客様へ還元できる
結局、最終的に家賃は誰が負担するのか？という事を考えると、当然、それはお客様が負担する事になってしまいます。
実際に金を払っているのは私でも、「そのお金はどこから出てきたのか？」という事を考えると、「お客様から頂いたお金だよね。」という事になります。
となると、その料金は必然的にサービス料へ上乗せされることになります。お客様の負担を少しでも減らすために、余計な固定費は掛ける必要は無いと考えています。
賃貸事務所が無い事のデメリットは？
個人的に気にしたことがありませんし、「事務所が無いからオタクとは契約できない」等と言われた事が一度も無いので、デメリットは思いつきません。
ただ、一般的なイメージとしては、
- 資金難と思われる可能性がある
- ビジネスがうまくいってないと思われる可能性がある
という部分は未だにあるような気がします。なぜなら、よくある流れとしては、①自宅兼オフィス、②バーチャルオフィス、③レンタルオフィス、④事務所を借りる。というステップアップを目指していくのが殆どだからです。
とはいえ、こうした考え方も時間の経過とともに変わっていくと思いますので、数年経てば「事務所借りても意味ないよね。」という考えがデファクトになる日が来るのではないかと思います。
もし、事務所が必要になったら、その時に借りれば良いだけなので、今は必要ないですね。
まとめ
事務所を構えて非効率な業務を行っている会社はたくさんあります。その一方、事務所がないのにスマホとパソコンだけで効率よく業務を遂行している会社は沢山あります。
私が目指すところは後者です。
物販をやってる方でも、事務所を持たないスタイルにしている方もいます。
社員が20名とかいるのであれば事務所はあった方が良いのかもしれませんが、数名程度であれば必要ないと個人的には思っています。
