仕事柄、いろいろな方と連携してプロジェクトを進める事が多々あるのですが、プロジェクトに関与しているメンバーとタスクを管理する時、Googleスプレッドシートを使用してタスク管理する事が多いです。
Googleスプレッドシートはファイル共有できますので、新たなタスクを追加した際、メールでやり取りする必要が無くなりますし、ファイルが更新されるとファイル共有メンバーに更新通知を自動でメール送付する機能がありますので、非常に便利です。
ただ、この機能、更新対象範囲を指定することができないですし、追加箇所も表示されませんので、更新された事を確認するにはファイルを開く必要があります。ファイルを開くことなく、概要だけでも確認できれば…。
そこで、共有しているタスク管理のファイルに新たなタスクが追加された際、ファイル更新された事がLINEで分かるようにすれば便利だなと思い、IFTTTを使って設定してみました。
好きなところから読めます
IFTTT連携でGoogleスプレッドシートの特定行を更新した時、Lineに更新通知を送付する手順
- 手順①：Appletの作成
- 手順②：Googleスプレッドシートをthisとして選択
- 手順③：Googleスプレッドシートのトリガー設定
- 手順④：LINEをthatとして選択
- 手順⑤：LINEのアクションを設定
上記のとおりです。
なお、IFTTTアカウントの作成については、「Google HomeとIFTTTを連携させて、Google Homeに話しかけた内容をGoogleスプレッドシートに入力する方法」で解説しています。
手順①：Appletの作成
Appletを作成します。
IFTTTにログインして、「New Applet」をクリックします。
「+this」という青い部分をクリックします。
手順②：Googleスプレッドシートをthisとして選択
thisとして接続するサービスを選択します。検索窓に「google」と入力し、「Googleスプレッドシート」を選択します。
手順③：Googleスプレッドシートのトリガー設定
IFTTTとGoogleスプレッドシートを接続したら、次はトリガーを設定します。
「New row added to spreadsheet」を選択します。
Googleスプレッドシートの設定をします。
各箇所の説明
- 「Enter the folder path…」は、対象ファイルのパス（保存フォルダ）を入力します。フォルダに入れていなければ空白です。
- 「and enter the filename」は、対象ファイルのファイル名を記載します。
- 「Or copy and paste the spreadsheet URL」は、②のファイル名を入力せずにURLで指定したい場合、ファイルのURLをコピーして入力します。
- 「Create trigger」をクリックすると設定が保存されます。
ひとまず、ファイル名だけ指定して「Create trigger」をクリックします。
手順④：LINEをthatとして選択
トリガーを設定したら、Googleスプレッドシートを変更した際、LINEに通知するための設定をします。
下記の画面が表示されたら「+that」をクリックします。
thatとして接続するサービスを選択します。検索窓に「line」と入力し、「LINE」を選択します。
LINEのアカウント認証へと進みますので、お使いのLINEアカウントの情報を入力し、ログインをクリックします。
認証が完了し、スマートフォンアプリを確認すると「LINE Notify」からメッセージが届きます。
これでIFTTTからLINEへの通知を受け取れるようになります。
手順⑤：LINEのアクションを設定
認証が完了しましたらLINEのアクションを設定します。
「Send message」を選択します。
LINEの設定をします。
各箇所の説明
- 「Recipient」は、メッセージを受信するグループですが、これは「1:1でLINE Notifyから通知を受け取る」を選択しておけば良いです。グループLINEのメンバーと共有したい場合、通知を受け取るグループに設定します。
- 「Message」は、スプレッドシートが更新された際に送信される内容を指定します。
・RowIndex（更新された行）
・Filename（ファイル名）
・ColumunA（列を指定します）
・CreatedAt（更新日時）
・SpreadsheetUrl（更新されたスプレッドシートのURL） - 「Photo URL」はよく分かりません…（画像？）
- 「Create action」をクリックすると設定が保存されます。
下記のように設定してみました
「Create action」をクリックします。
これで、LINE側の設定は完了です。
Googleスプレッドシートに情報を追加し、LINEに通知が届くか確認
全ての設定が完了したので、実際にGoogleスプレッドシートに情報を追加して動作を確認してみます。
チームメンバーと共有しているタスク管理のスプレッドシートに新たなタスクを追加して、動作するか確認します。
ちなみに、下記スプレッドシートは「ものさす」というサイトで配布されている課題管理表を使用しております。
参考リンク：https://www.monosus.co.jp/posts/2015/12/000113.html
7行目に新たなタスクを追加して、LINEに通知が届くかLINEアプリを確認してみます。
タスクを追加して数秒後、LINEアプリに更新通知が届きました。
一応、きちんと動作はしたのですが、H列を入力している途中に通知が送信されてしまいましたので、項目が多いと尻切れトンボな感じになってしまいます。
入力項目を２つぐらいに絞った方が、使いやすいかもしれませんね。
今回は自分だけに通知が来るように設定しましたが、LINEグループに通知が届くようにも設定すればグループのメンバー間でファイルが更新された事が共有できます。
まとめ
以上、IFTTT連携でGoogleスプレッドシートの特定行が追加された時、LINEに更新通知を自動で送信する方法について解説しました。
IFTTTを使う事により、Googleスプレッドシートにタスクを追加した時に、ファイル更新通知をLINEに送る事ができますので、ファイルを開かなくても更新内容が確認できます。
ファイルを開かなくても追加情報が分かりますので、デフォルトの機能より使い勝手が良いですIFTTTはちょっとした業務効率化に使えそうです。
他にも色々試したり、Google Apps Scriptを研究してみて、仕事で使えそうな方法を見つけたら、またご紹介させて頂きます。
ちなみに、以下の記事でGoogle Homeを活用したIFTTT連携について解説していますので、是非どうぞ。
LINEの更新通知を届くようにするには、①行を全て削除して、②新たに行を追加、という作業を行う必要があります。
下記シートの配布元サイトに行き、シートを見ると分かりますが、このシートは元々103行あります。
それを4行目あたりまで削除して、そこから行を追加しました。この作業を行うと、このシートはLINEの更新通知が届くようになります。
ご自身で作成されたシートであれば、このような事をしなくても動きます